Common mistakes while sending official emails: अक्सर लोग ऑफिशियल ईमेल भेजने हुए कॉमन गलतियां करते हैं. इन गलतियों की वजह से कई बार आपके प्रोफेशनल स्किल्स पर सवाल उठता है. बॉस को रिपोर्ट भेजनी हो या क्लाइंट से बात करनी हो, हर मौके लिए ऑफिशियल मेल भेजने का सही तरीका होता है. छोटी सी गलती प्रोफेशनल इमेज को खराब कर सकती है.
ऑफिशियल मेल करते हुए नहीं करनी चाहिए ये गलतियां
Subject Line में टॉपिक को ठीक से मेंशन करें
ऑफिशियल ईमेल्स में कई सारे मेल होते हैं. अक्सर मेल बॉक्स भरा ही रहता है. ऐसे में अगर आप किसी को मेल भेजते हैं और सब्जेक्ट लाइन में कुछ नहीं लिखते या अधूरा व अस्पष्ट लिखते हैं तो हो सकता है आपका मेल नोटिस में ही ना आए. सब्जेक्ट लाइन हमेशा छोटी और सटीक होनी चाहिए.
केजुअल भाषा का इस्तेमाल ना करें
अक्सर लोग बोलचाल की केजुअल भाषा का प्रयोग ऑफिशियल मेल के लिए भी करते हैं. जो गलत माना जाता है. ऑफिशियल मेल में Hey, Hi Friend, Hello dude या स्लैंग शब्दों का इस्तेमाल नहीं करना चाहिए.
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स्पेलिंग और ग्रामर मिस्टेक्स
गलत स्पेलिंग या ग्रामर की गलतियां करने से प्रोफेशनल इमेज पर असर होता है. इसलिए ऑफिशियल मेल भेजने से पहले उसे एक नहीं दो बार ध्यान से पढ़ें और जरूरी सुधार करें.
बहुत लंबा या बहुत छोटा मेल
बहुत लंबा मेल कर देना या बहुत छोटा मेल कर देना- दोनों ही खराब लगते हैं. इसलिए मेल को संक्षिप्त लिखें लेकिन स्पष्ट लिखें. जो बात आप कहना चाहते हैं उस जरूरी जानकारी को शामिल करें.
अटैचमेंट भूल जाना
लोग मेल में लिख तो देते हैं कि अटैचमेंट चेक करें लेकिन जल्दबाजी में फाइल अटैच करना ही भूल जाते हैं. इसलिए जब भी मेल भेजना हो, अटैचमेंट जरूर चेक कर लें.